Tavoitteiden asettaminen ja niiden seuraaminen on helppoa – periaatteessa.
Organisaatioille on tarjolla pitkälle kehittyneitä CPM-ratkaisuja (CPM = Corporate Performance Management). Invencokin tarjoaa useita sovelluksia, jotka taipuvat mitä moninaisimpiin tilanteisiin. Budjetoinnin lisäksi järjestelmillä voidaan hallita ja seurata esimerkiksi KPI-mittareita, ennusteita, resurssisuunnittelua.
Oikeiden, tehokkaiden ja oikeudenmukaisten mittareiden tai tavoitteiden asettaminen onkin sitten kokonaan toinen juttu.
Suorituskyvyn johtamisen välineiden käyttöönotossa on lukuisia sudenkuoppia
Tässä muutamia varoittavia esimerkkejä siitä, miten suorituskyvyn johtaminen voi mennä pieleen.
1. Huonot mittarit
Tulosmittarit pitäisi ideaalitilanteessa rakentaa tietenkin niin, että ne kannustavat yrityksen työntekijöitä ja johtoa tekemään parhaansa koko yrityksen suorituskyvyn parantamiseksi. Väärin asetetut mittarit voivat johtaa täysin vääriin kannustimiin ja osaoptimointiin.
2. Huonot tavoitteet
Tavoitteiden asettaminen ei ole helppoa. Liian helpot tavoitteet eivät kannusta tuloksentekoon. Liian haastavat tavoitteet eivät puolestaan motivoi. Parhaimmillaan tavoitteen saavuttaminen on siis haastavaa mutta mahdollista.
3. Läpinäkyvyyden puuttuminen
Työntekijöiden on voitava uskoa, että heille asetetut tavoitteet rohkaisevat mielekkäisiin saavutuksiin.
Läpinäkyvyys tarkoittaa käytännössä sitä, että työntekijät näkevät nopeasti ja ymmärrettävästi työnsä tulokset. Työntekijöiden on pystyttävä ymmärtämään koko organisaation tulokset ja heidän oman työnsä vaikutus siihen. Lisäksi työntekijöiden tulee ymmärtää, miksi heiltä odotetaan joitain tiettyjä tuloksia.
4. Dialogin puuttuminen
Mikään suorituskyvyn johtamisen järjestelmä ei ole automaatti, joka itsestään synnyttää tuloksia. Suorituskyvyn johtaminen on johtamista sanan kirjaimellisessa merkityksessä. Se tarkoittaa säännöllistä, avointa, reilua ja tehokasta kommunikointia.
5. Seurausten ja johtopäätösten puuttuminen
Suorituskyvyllä ja tuloksilla täytyy olla seurauksia. Ilman seurauksia työntekijät oppivat nopeasti, ettei suoriutumisella ole mitään merkitystä.
Palkitseminen hyvistä tuloksista on tärkeämpää kuin huonoista tuloksista rankaiseminen.
6. Johdon heikko sitoutuminen
Johdon ja etulinjan työntekijöiden tapaamiset ovat erittäin tehokas suorituskyvyn johtamisen väline. Ne ovat viesti työntekijöille, että heitä kunnioitetaan. Tapaamisissa päästään myös nopeasti kehittämään toimintaa sekä ratkomaan haasteita ja käytännön ongelmia.
Kuinka rakennetaan vahva suorituskyvyn johtamisen ratkaisu?
Hyvin suunnitellulla suorituskyvyn johtamisen ratkaisulla on useita tunnuspiirteitä.
1. Ennakoivia mittareita toteumatietojen sijaan
Organisaatiot käyttävät toteumatietoja suorituskyvyn mittaamiseen, koska toteumatietojen kerääminen on helppoa. Niissä on kuitenkin yksi merkittävä puute: kun toteumatiedot saadaan, on usein jo liian myöhäistä reagoida.
Toki toteumatietojakin tarvitaan, mutta niiden lisäksi pitäisi organisaation seurata myös ennakoivia mittareita. Esimerkiksi toteutuneen myynnin lisäksi myyntiorganisaatiossa voitaisiin seurata tilauskantaa, toteutuneita tilauksia, tarjousten määrää tai myyntikäyntien määrää.
2. Säännöllinen mittareiden läpikäynti
Mittareiden raportointi ei ole johtamista. Suorituskyvyn johtaminen edellyttää aina mittareiden säännöllistä läpikäyntiä ja arviointia.
Esimerkiksi rutiiniomaisille standarditehtäville voidaan soveltaa kolmen kohdan yksinkertaista sääntöä:
1) Jokaiselle tehtävälle on yhteisesti sovitut käytännöt tai ohjeet.
2) Näiden ohjeiden noudattaminen on kaikkien tiedossa ja kaikki kykenevät niistä suoriutumaan.
3) Käytäntöjen ja ohjeiden noudattamista valvotaan ja mitataan.
3. Jatkuva parantaminen
Standardoitu, vakioitu työ on tärkeää kaikilla organisaation tasoilla, myös ylimmän johdon tehtävissä. Se synnyttää odotuksia läpi organisaation. Odotukset ja niihin liittyvät mittarit ajavat organisaatiota ennustettavaan ja kestävään suorituskykyyn.
Organisaatiossa voidaan esimerkiksi sopia, että johtajat käyttävät tietyn osan ajastaan alaistensa sparraamiseen ja tiimikokouksiin.
Tehokas työkalu suorituskyvyn johtamiseen – IBM Cognos Analytics
Mittareiden seuranta Excelillä tai ERP-järjestelmillä on työlästä ja haasteellista. Nykyaikaiset business intelligence -työkalut tarjoavat monipuolisia analysointi- ja visualisointiominaisuuksia, joita ei perinteisistä operatiivisista järjestelmistä löydy.
IBM Cognos Analytics vastaa suoristuskyvyn johtamisen ja mittaamisen haasteeseen. Ohjelman käyttöliittymä on selkeä ja helppokäyttöinen. Järjestelmä on myös laajennattavissa muutaman henkilön järjestelmästä suurenkin yrityksen käyttöön. Uusimman Cognos Analytics -työkalun ulkonäkö vastaa tätä päivää; esimerkiksi graafit ovat tyylikkäitä ja nykyaikaisia.
Kysy Invencolaisilta lisää Cognos Analytics:stä!
Ota yhteyttä joihinkin alla olevista henkilöistä tai jätä yhteystietosi oikean alalaidan lomakkeeseen, niin kerromme mielellämme lisää suorituskyvyn johtamisesta ja IBM:n tarjonnasta siihen.
Petri Räsänen
petri.rasanen(at)invenco.fi
puh. 050 5160 525
Jorma Erkkilä
jorma.erkkila(at)invenco.fi
puh. 040 0132 119
Lähde:
McKinsey&Company: Performance management: Why keeping score is so important, and so hard.
The post Miksi suorituskyvyn johtaminen menee metsään? appeared first on Invenco Oy.