Yrityksissä vieläkin usein vastaantuleva ongelma on kunnollisen ja helppokäyttöisen taloushallinnon raportointi- ja budjetointijärjestelmän puuttuminen.
Taloushallinnon järjestelmätoimittajia markkinoilla on paljon ja kukin luonnollisesti uskoo oman järjestelmänsä ylivertaisuuteen. Lisäksi käyttöönottoprojektit ovat usein pitkiä ja vaativat aikaa ja resursseja niin asiakkaan kuin toimittajankin puolelta, minkä seurauksena kynnys olemassa olevan järjestelmän uusimiseen on usein korkea.
Haluan kertoa tässä hieman edustamastani järjestelmästä Tabella Business Toolsista, jonka käyttäjänä asiakkaan puolelta olen ollut vuodesta 2002, toimittajana sovellusasiantuntijana vuodesta 2012 sekä nykyisin saman tuotteen järjestelmäkonsulttina.
Tabella Business Toolsin taustalla on yli 30 vuoden kehitystyö ja alun perin se on tehty raportoinnin ja budjetoinnin järjestelmäksi. Pitkän kehitystyön tuloksena Tabellasta on kuitenkin tullut monipuolinen talouden seurantajärjestelmä, joka on helposti ja nopeasti laajennettavissa normaalin toteuman seuranta ja budjetointiprosessin ulkopuolelle käyttöönottamalla Tabellan tarjoamia lisäosia esim. Konsernilaskenta IFRS-vienteineen, tuotannon-, myynnin- ja palkkahallinnonkuutiot, investointien seuranta, tilinpäätöksen liitetiedot jne.
Tabella on myös järjestelmäriippumaton ja joustava ratkaisu, joka on helposti laajennettavissa esim. Tietovarastoratkaisuun, mikä mahdollistaa monipuoliset jatko analysointimahdollisuudet muilla BI- ja raportointivälineillä (esim. QlikView, Power BI). Tabella tukee kaikkia yleisimpiä ERP-, CRM- ja taloushallinnon järjestelmiä.
Kaiken tämän Tabella tarjoaa nopealla käyttöönotolla unohtamatta perusajatustaan helposta käyttöliittymästä ja asiakkaan oman pääkäyttäjän mahdollisuudesta itse ylläpitää järjestelmää ilman konsultin apua. Toki asiantuntevaa konsultaatiota on myös tarvittaessa helposti ja nopeasti saatavilla.
Ja sitten se tyypillinen käyttöönotto projekti: Tavallisen Tabella ympäristön käyttöönoton vaatiman Tabella projektin kesto lasketaan ennemminkin päivissä kuin kuukausissa tai viikoissa. Tällainen projekti sisältää tyypillisesti 1-2 päivän määrittelyvaiheen lisäksi liittymän rakentamisen erp-järjestelmään, asiakkaan perusraporttimallit tuloslaskelman ja taseen, toteuma historiatietojen sisään luvun parilta edelliseltä vuodelta sekä kuluvan vuoden budjetin.
Käyttöönotto sisältää myös parin päivän koulutuksen asiakkaan pääkäyttäjälle, jonka jälkeen järjestelmän ylläpito yleensä sujuu asiakkaan itsensä toimesta. Kaikkeen tähän perusjärjestelmän pystytykseen liittymineen on siis kulunut yhteensä aikaa n. 8-12 päivään.
Kun ympäristö on ollut pystyssä ja asiakkaan tuotannossa jonkin aikaa, vaiheessa kaksi on hyvä alkaa tarvittaessa laajentamaan järjestelmän ominaisuuksia käyttöönottamalla lisäosia esim. Konsernilaskenta, eri tuotannon-, myynnin- tai palkkahallinnonkuutioita, tilinpäätöksen liitetiedot jne. Nämä tietenkin voidaan tehdä jo vaiheessa yksi.
Lopuksi vielä lyhyesti mitä asiakas saa perustamisvaiheessa:
- Web ja desktop käyttöliittymän; loppukäyttäjä pärjää hyvin hyvältä näyttävältä ja helppokäyttöisellä web-käyttöliittymällä. Desktop tarvitaan vielä hetken pääkäyttäjille Citrixin kanssa.
- Pääkäyttäjän määrittelemän etusivun loppukäyttäjän tarvitsemista tärkeimmistä ominaisuuksista.
- Käyttäjäkohtaisen Dashboardin.
- Selailussa raportti- ja sarakemallien vaihdot, rivi-, sarake- ja rivit sarakkeina raporttien teko puurakenteen hierarkioiden mukaan, siirto Exceliin ja tallennus käyttäjän omiin kirjanmerkkeihin. Myös poraus tapahtumiin onnistuu ja tyypillisesti asiakas ottaa myös tässä vaiheessa skannatun ostolaskunkuvan näytön.
- Selailun perusgrafiikan.
- Ennusteen ja Budjetin syöttö lomakkeet pääkäyttäjän tallentamien rivi- ja sarakemallien mukaan.
- Käyttäjän esim. budjettiin tekemät kommentit, jotka nähtävissä kaikilla kyseiseen organisaatiotasoon oikeutetuilla käyttäjillä.
- Ennusteen ja budjetin graafisen syötön.
Seuraavassa vaiheessa voidaankin ottaa käyttöön
- Tuloskortti, joka on pääkäyttäjän määrittelemä kiinteä raporttikokoelma.
Tämä kaikki voidaan kokemukseni mukaan toteuttaa ilman viikkoja tai pahimmassa tapauksessa kuukausia kestävää käyttöönottovaihetta, toki yhteistyössä asiakkaan kanssa unohtamatta prosessien määrittelyvaiheen tärkeyttä.
Kiinnostuitko? Ole yhteydessä asiantuntijoihimme, tulemme mielellämme kertomaan järjestelmästä tarkemmin.
Riikka Fordell